Notaires Eric DELVAULX & Vanessa CLERENS

 

Notaires Eric DELVAULX & Vanessa CLERENS

Changement de siège

Tout comme les personnes physiques peuvent changer de domicile, les sociétés peuvent également transférer leur siège. Il faut distinguer le transfert de siège en Belgique et un transfert international de siège.

Tout transfert de siège doit faire l’objet d’une décision des représentants de la société, et doit être publié au Moniteur belge.

 

Transfert de siège au sein de la Belgique

Depuis le 1er mai 2019, il est plus facile de déplacer votre siège dans la même zone linguistique (dans la même région ou vers et depuis la région bilingue de Bruxelles). D’ailleurs, les statuts d'une personne morale ne doivent mentionner que la région où se trouve le siège.  L'adresse ne doit pas figurer dans les statuts, mais dans l'acte constitutif.

Le siège est transféré par une décision de l'organe d’administration :

  • dans la mesure où les statuts ne prévoient pas autrement ;
  • dans la mesure où la délocalisation n'implique pas un changement de régime linguistique.

La modification de vos statuts chez le notaire ne sera nécessaire que si vous souhaitez transférer le siège de la société dans une autre zone linguistique.

Si l'adresse est néanmoins indiquée dans les statuts, les règles de modification des statuts doivent être respectées.

 

Transfert de siège international

Pourquoi l'emplacement du siège est-il si important ? Jusqu'au 1er  mai 2019, c’était le lieu où le siège se trouvait « en réalité » qui établissait les règles juridiques applicables à la société (théorie du « siège réel »). Mais nous avons abandonné cette règle en Belgique.

Depuis le 1er mai 2019, les entreprises peuvent choisir sous quel régime national de société elles veulent être. Le droit des sociétés applicable sera déterminé par le pays mentionné dans les statuts. Les entreprises peuvent par exemple parfaitement déplacer leurs activités en Belgique, sans qu’elles ne soient soumises au régime belge des sociétés. Une procédure de déplacement international de siège est prévue (voir plus bas).

En d’autres termes, vous pouvez en quelque sorte choisir les règles de droit des sociétés nationales qui s'appliquent à votre société, en fonction de vos souhaits et de vos besoins. C’est désormais ce qui est énoncé dans vos statuts qui est déterminant (théorie du « siège statutaire »).

Avoir la liberté de choisir son siège dans les statuts présente un double avantage :

  • vous pouvez « emmener votre entreprise à l'étranger » sans que l'entreprise ne perde sa nationalité belge ;
  • la Belgique devient plus attrayante en tant que pays de résidence, car les entreprises étrangères peuvent s’installer ici tout en conservant "leurs" règles juridiques.

Attention ! Les statuts ne déterminent que le droit des sociétés ou associations applicable à la société. Mais ce n'est pas le cas pour d'autres aspects pour lesquels les critères du siège actuel, l'emplacement, le centre des intérêts principaux ou le lieu d'affectation sont toujours déterminants. Il suffit de penser aux règles du droit social, au droit fiscal, aux aspects du droit de l’environnement et au droit de l’insolvabilité.

 

Protection des parties prenantes en cas de transfert transfrontalier

La loi prévoit  une procédure spécifique pour le transfert international du siège d’une société et pour la conversion de la forme de société. Cette procédure vise principalement à protéger les créanciers et les actionnaires des conséquences négatives des modifications.

En effet, tous les pays ne disposent pas des mêmes formes de sociétés. Si une entreprise établie en Belgique veut s’installer à l'étranger, elle devra donc adopter une forme de société reconnue dans ce pays. La procédure se résume en trois phases :

  • les créanciers et les actionnaires de l'entreprise doivent être informés de l'émigration. C’est la raison pour laquelle la direction de la société doit publier une proposition de conversion au Moniteur belge. Les créanciers ont la possibilité d'exiger une garantie ou une sécurité de la part de l'entreprise.
  • la décision de déplacer le siège est prise lors d'une assemblée générale extraordinaire. Cela nécessite une majorité de 80%. La conversion transfrontalière est déterminée par le notaire ;
  • le transfert de siège ne prendra effet qu'après l'annulation de l'enregistrement de la société à la BCE. L'annulation n'est possible que si l'entreprise prouve qu'une inscription a été faite dans un registre d'entité légale étrangère.

En outre, les sociétés étrangères peuvent également choisir d’adopter la nationalité belge. Une procédure est également prévue dans ce cas :

  • le notaire vérifiera si la société étrangère s'est conformée à la législation de son pays en matière de conversion. Le notaire ajuste ensuite les statuts pour les rendre conformes au droit belge ;
  • l'acte notarié et les statuts des sociétés sont publiés au Moniteur belge ;
  • la conversion ne prendra effet qu'au moment de l'inscription à la BCE ;
  • l’organe d’administration de la société doit publier un bilan d'ouverture dans les 30 jours suivant la signature de l'acte authentique belge. Cela donne aux parties prenantes une idée de la composition des actifs. L’organe d’administration dépose un état de l’actif et du passif auprès de la Banque Nationale de Belgique.